Projekt

Nytt diarie- och ärendehanteringssystem

Stenungsunds och Lilla Edets kommuner behöver modernare och effektivare system för att hantera diarium, hantering av politikens ärenden i nämnde och styrelser, dokumenthantering, avtalshantering mm.

Projektet kommer att upphandla en systemlösning baserat på den kravspecifikation som växt fram under en tid.

Projektet är i uppstartsfas och mer information kommer om bemanning mm.

Ny PC klientplattform

De samverkande kommunerna kommer att föra över användare och verksamhetssystem i den ny gemensamma IT-miljön, som vi sätter upp i SOLTAK AB. Då kan vi samordna och effektiviser IT-drift, teknisk infrastruktur och support maximalt.

I augusti -16 startade vi arbetet med att ta fram denna nya klientplattform, som skall bygga på Windows 10. Den ny klienten skall testas i en mindre pilot där representanter från SOLTAK AB, nya räddningstjänstförbundet SBRF, skola Kungälv m fl ingår.

Projektledare: Michael Axelsson (Advania). Styrgrupp: Michael Axelsson, Bengt Gustafsson, Martin Roos

SBRF köper ekonomi-, löne- och IT-tjänster från SOLTAK AB

Tre kommuner (Stenungsund, Tjörn och Lilla Edet) slår ihop sina räddningstjänster i ett gemensamt räddningsförbund, SBRF. Förbundet vill köpa stödtjänster av SOLTAK AB, som ägs av samma kommuner och som redan startat arbetet mot samordnade och enhetliga tjänster. Det blir dubbel effekt av detta! SOLTAK AB kommer att erbjuda samma ekonomi- och lönetjänster som man erbjuder sina kundkommuner, samt en ny PC-klient.

Projektledare: Björn Strååth. Styrgrupp: Carl-Ian Bissmark, Malin Spetz, Bengt Gustafsson, Martin Roos

Effektivare hantering av skoldatorer

SOLTAK AB har uppdraget från Kungälvs kommun att svara för drift, löpande underhåll och support av kommunens IT-miljö. Skolans datorer driftas och hanteras separat idag, vilket ger samordningbrister och onödiga kostnader. Projektet syftar till att lyfta in skolan (pedagoger och elever) i den nya gemensamma IT-miljön.

Projektledare: Tomas Skorupa. Styrgrupp: Magnus Gyllestad, Maria Andersson, Bengt Gustafsson och Martin Roos

 

Implementation av ekonomi- och HR-/personalsystem

SOLTAK AB upphandlade nya ekonomi- och HR-/personalsystem under våren 2015. I juni teckandes avtal med UNIT 4 om ekonomisystemet Agresso och med VISMA om HR-/personalsystemet Personec

Direkt efter sommaren startade vi upp omfattande implementationsprojekt för de båda systemen. Peggy Hamnström, projektledare för implementation HR-/personalsystem och Bertil Ågren, projektledare för implementation av ekonomisystemet, är SOLTAK ABss främsta representanter gentemot både leverantörer och ägarkommunerna vad gäller systemimplementationerna och processerna som är kopplade till dem.

Implementationsprojekten behöver stor medverkan från kommunernas personal för att säkerställa att de funktioner och krav som ställts i kravspecifikationen realiseras på rätt sätt! Efter en intensiv arbetsperiod under hösten med att säkerställa funktionalitet och användarvänlighet har vi nu gått in test- och utbildningsfaser.

Båda projekten leds ytterst av sina styrgrupper, som består av ekonomi- resp personalchefer i varje kommun, med SOLTAK ABs VD som ordförande.


Aktuell status från styrgruppsmöten – implementation av ekonomi- och HR-/personalsystem

April 13 – HR-/personalsystem

Vad har hänt senaste månaden?

  • Ny tidplanen för ekonomisystembytet. Stor påverkan på HR-projektet
  • Driftsättningen av Personec för Kungälv och Lilla Edet stoppades i mars strax innan start.
  • Ny driftstart är planerad till torsdag 28/4.
  • Soltak IT bestämt att lastbalansering med nya servrar ska installeras innan driftstarten.
  • Kompletterande installationer påverkar insats från tekniker
  • Personec-projektets påverkan av nytt ekonomisystem (Agresso)
    • Bengt påpekar att han efterlyser mer proaktivitet från Ekonomi- och HR-projektens leverantörer kring vad som behöver samordnas.
    • Möte med ekonomichefer genomfört med genomgång av vad som behöver göras vid byte av HR system vid produktionsstart och vad som behöver göras i HR vid byte av ekonomisystem.
    • Styrgruppen för Ekonomisystem har fattat beslut om nya driftstartdatum för Unit4 Agresso:
      • Kungälv och Stenungsund 1 nov
      • Lilla Edet och Tjörn vid årsskiftet (jan -17).
  • Time Care
    • Två förstudiedagar för Time Care Pool äger rum 11 och 15 april – processer och rutiner hur verksamheterna hanterar vikarietillsättningar rent praktiskt och allt runt det som är en viktig del i hela bemanningsprocessen.
  • Processer och utbildning
    • Utbildningar för Kungälvs chefer och medarbetare pågår. Några tillfällen har ställts in pga för få deltagare varit anmälda och därför har nya tillfällen planerats in.
    • Utbildningsplanen är uppdaterad.

Vad händer härnäst?

  • Migrering av Kungälv och Lilla Edet till SOLTAKs miljö
    • Stängt för använder 25-27 april.
    • Migrering av databaser.
    • Beslutspunkter:
      • 27/4 kl 14 Teknikgruppen tar beslut om start eller inte.
      • 27/4 kl 16 Styrgruppen tar slutgiltigt beslut om start eller inte.
      • Om beslutet blir att inte starta måste den existerande miljön finnas kvar för användning.

April 04 – ekonomisystem

Vad har hänt senaste månaden?

  • SOLTAK AB s projektledare Carolina Färdigh ersätts av Bertil Ågren
  • Tidigare beslut om fastställd gemensam driftsättning i maj upphävs. Orsakerna är bl a farhågor att inte hinna förankra de gemensamma processerna tillräckligt innan driftstart, samt att beredskapen att kunna hantera införandet av det nya systemet varierar mellan kommunerna.
  • Nya driftsättningstider beslutas av styrgruppen enligt följande:
    • Kungälv och Stenungsund – 1 november
    • Lilla Edet och Tjörn – 1 januari -17
  • Acceptanstester och utbildningar pågår

Vad händer härnäst?

  • Integrationer av försystem går in i slutfasen
  • Den senarelagda tidpunkten för driftsättning ger mer tid till processarbetet:
    • Validera processerna mot applikationen
    • Facilitera och fastställa processer och gränssnitt

April 01 – gemensam IT-miljö

Vad har hänt senaste månaden?

  • Grunden i den nya gemensamma IT-miljön etablerad
  • Nya Personec och Agresso är delvis driftsatta i nya miljön
  • IT-nyckelpersoner har fått lägga mer tid än beräknat på teknisk frågor i samband med driftsättningen av de stora verksamhetssystemen
  • Flera IT-relaterade behov i kommunerna har lett till utvecklingsprojekt och upphandlingsprojekt:
    • FM-lösning för 2-faktorsautentisering
    • Lagringslösning för Stenungsunds kommun
    • Uppgradering av nätverkshårvara

 

Vad händer härnäst?

  • Driftsättning av Personec för Kungälv och Lilla Edet
  • Nulägesanalys av kommunerna IT-infratsruktur
  • Kartläggning av licensiering
  • Planering av projekt klientplattform

 


Januari 16 – HR-/personalsystem

Vad har hänt senaste månaden?

  • Testkonvertering levererad till Stenungsund och Tjörn.
  • Kontroll av konverteringen pågår i Stenungsund och Tjörn.
  • Genomgång parallellkörning och lokala kontroller.
  • Test och godkännande av bankfil.
  • Ny planering av aktiviteter och datum för Personec har gjorts.
  • Planering av implementering av TimeCare måndag 1/2.
  • Teknikavstämningar inför konvertering av användar-IDn vid migrering av Kungälv och Lilla Edets miljöer (en första test har genomförts)
  • Fyra nya delprojektledare ”ombord”!

Vad händer närmast framåt i tiden?

  • Verifiering av testkonvertering avslutas och testkonverteringen godkänns.
  • Implementering med ny tidplan för Time Care bestäms.
  • Planering av åtgärder inför byte av kodsträng och kontering.
  • Utbildning i flexhantering och utbildning av superuser.
  • Installation av Time Care och Mobile.
  • Upprätta en organisation för Time Care införandet.
  • Förankra Time Care införandet i verksamheterna (utanför projektet) hos Tjörn och Stenungsund.
  • Kopiera från test- till produktionsdatabas. Härefter skall också produktionsdatabas underhållas.
  • Påbörja arbetet med migrering av KLV och LE till SOLTAKs miljö, görs av IT SOLTAK.
  • Revidera projektplanen.

 

December 20 – ekonomisystem

Vad har hänt senaste månaden?

  • Utbildningar etapp 1 genomförda (redovisning, reskontra)
  • Systemtester genomförda (redovisning, kundreskontra)
  • Designgenomgång, budget
  • Acceptanstester genomförda (redovisning)
  • Testkonvertering HB data
  • Tester av integrationer

Vad händer närmast framåt i tiden?

  • Acceptanstester fortsätter (redovisning)
  • Inleverans bankuppgifter
  • Planering återstående delar bolagen
  • Färdigställa bygget av etapp 2
  • Testkonvertering, kunder och leverantörer
  • Systemtester leverantörsreskontra
  • Installation av Readsoft (faktura-skanning)
  • Utbildning etapp 2
  • Systemtester etapp 2
  • Acceptanstester kundreskontra och leverantörsreskontra

 


Summering av arbetet med systemupphandlingarna

Ekonomisystem och HR-/Personalsystem

I arbetet med att bygga upp ett gemensamt servicecenter, där vi skapar möjligheter för moderna och effektiva arbetsprocesser, är gemensamma systemstöd en av grundstenarna. Under våren 2015 upphandlade bolaget nya gemensamt ekonomisystem och HR-/Personalsystem för fyra kommuner. Ett omfattande förarbete har föregick upphandlingarna, gemensamma behovsanalyser har processats fram och utgjort grunden för framtagning av kravspecifikationerna.

Med stor medverkan från berörd personal från Stenungsund, Lilla Edet, Tjörn och Kungälv arbetade kunde vi åstadkomma mycket heltäckande och genomarbetade kravspecifiktioner´.

Anbudsutvärderingar bestod av flera olika delar, en del var systemvisningarna, där de leverantörer som hade kvalificerat sig visade upp sina system utifrån fördefinierade användarfall som arbetats fram av två arbetsgrupper, en grupp med ansvar för ekonomiområdet och en grupp med ansvar för lön/HR-området.

Leverantörerna bedömdes därefter utifrån de fördefinierade utvärderingskriterierna som satts upp – bl a funktionalitet, användarvänlighet och pris.

När utvärderinge var klar fastställdes val av leverantörer och avtal upprättades på försommaren.

 


SOLTAKs gemensamma IT-miljö

SOLTAK AB tar över IT-drift och IT-support formellt 2016. Till att börja med kommer kommunernas befintliga IT-miljöer att driftas och ”supportas”. Det är i början endast de nyupphandlade ekonomi- och lönesystemen som driftas i SOLTAKs egen IT-miljö. Kontinuerligt kommer funktionalitet och lösningar att byggas in i SOLTAK ABs IT-miljö, så att den blir rustad för att ta emot alla samverkande kommuners användare och verksamhetssystem.

Vad har vi gjort under 2015?

  • Under våren lades grunden för ett kommunsammanbindande nätverk.
  • SOLTAK AB etablerade ett datacenter i Stenungsunds serverhall
  • 4 kommuners datanätverk riggades upp i SOLTAK ABs lokaler
  • En back-up lösning sattes upp i Lilla Edets serverhall
  • Det kommunsammanbindande nätet togs i drift under oktober-november
  • Lösningar för SCOM och SCCM utvecklades
  • SOLTAK ABs egen Office 365-baserade epostlösning sattes i drift (soltakab.se)

SOLTAK AB har uppdraget att bygga upp en gemensam central IT-miljö för de fyra samverkande ägarkommunerna, så att kommunernas befintliga användare och system skall kunna migreras över till SOLTAK ABs egen IT-miljö.

Under 2016 kommer en kartläggningm och analys av de befintliga IT-miljöerna att göras. Baserat på den kommer en migreringsplan att tas fram. Det är först när den nya gemensamma IT-miljön är i storskalig drift och kommunernas befintliga IT-miljlöer är stängda som de påtagliga effektiviseringsvinsterna kan nås.

 

Bland de första utvecklingsstegen är att uppgradera serverhallarna i kommunerna och etablera ett kommunsammanbindande nät. I juni skall den nya IT-miljön vara redo att ta emot de nya ekonomi- och HR/lönesystemen, bl a för olika typer av testkörningar.

Runt årsskiftet börjar vi ta de nya systemen i drift. SOLTAK AB och kommunerna tar gemensamt fram en plan för hur driftsättningen skall genomföras.


Så bygger SOLTAK AB upp sin organisation

Ägarkommunernas beslut om verksamhetsövergång innebär att verksamhet och personal går över från respektive kommun till SOLTAK AB 1/1 2016. Vi format tre team – inom ekonomiadministration, löneadministration samt IT-drift och -support. Teamen blir större än i respektive kommunen och ger möjlighet att organisera arbetet på ett mer effektivt sätt. Inom varje team kommer det att bli större möjligheter att specialisera sig inom olika fackområden.

Mer kraftfullt IT-stöd kommer att möjliggöra ytterligare effektiviseringar på sikt. All personal i SOLTAK AB kommer att vara lokaliserad i bolagets lokaler på Trollhättevägen i Kungälv.

En bra dialog har inletts med fackförbundet Vision inför den formella verksamhets-övergången. Dialogen handlar om en rad personalfrågor i samband med överföringen av personalen till SOLTAK från de berörda verksamheterna. Utgångspunkten är att all personal överförs. Ett ”erbjudande” kommer att lämnas ut vid en tidpunkt som parterna enas om. Den som väljer att avstå övergången kvarstår som anställd i respektive kommun och en omplaceringsutredning görs.