SOLTAK AB – första verksamhetsåret!

I december 2015 pågick arbetet med verksamhetsövergång för fullt i SOLTAK AB och hos berörda kommuner! Det var en ganska omvälvande process för många med oro och funderingar över framtiden och vad SOLTAK AB skulle innebär.

Ett år senare konstaterar vi att vi byggt upp tre stabila team, med en bra mix av erfarna medarbetare med gedigen kunskap om kommunala processer och nya medarbetare som har delvis annan kompetens och erfarenhet med sig i bagaget.

Året har präglats av utveckling och driftsättning av toppmoderna ekonomi- och HR-/personalsystem för 4 kommuner, vilket tidvis inneburit mycket stor arbetsbelastning, både inom SOLTAK AB och ute i kommunerna. Ingen kunde nog riktigt förutse komplexiteten i detta stora ”projekt”, vilket ledde till en hel del oförutsedda utmaningar, som vi steg för steg tar oss igenom.

Med 2017 går bolaget och samarbetet in i en ny fas som skall där vi skall konsolidera oss, fintrimma verktyg, processer och kunddialog. Vi kommer i nära samverkan med kunderna att ta fram tjänstekataloger för att kunna erbjuda tydliga och prissatta tjänster. Vi beskriver och paketerar våra tjänster enkelt och konkret och sätter priser på dem så att ni lätt kan skala upp och ned kommunens kostnad för tjänsterna – baserat på volymerna! Enkelt och smidigt

2017 är också året då vi skall fokusera på gemensam IT-infrastruktur, så att vi på sikt kan stänga ned respektive kommuns IT-miljö. En plan för detta arbete tas nu fram och skall presenteras för och förankras hos våra uppdragsgivare, innan vi kan trycka på knappen och köra!

Vi vill tacka alla våra samarbetspartners inom kommunerna, bolagsstyrelsen, politiker och våra leverantörer för ett gott och framåtsyftande samarbete under året!

Nytt diarie- och ärendehanteringssystem!

Nu kickar vi igång projekt ”nytt diarie- och ärendehanteringssystem” för Stenungsund och Lilla Edet. Kommunerna vill ha ett samlat system för hantering av den politiska dokumenthanteringen i nämnder och styrelser, all diarieföring, hantering av dokument och avtal mm.

Projektet har i uppdrag att upphandla ett system som motsvarar högt ställda krav i den kravspecifikation som kommunerna arbetat intensivt med under en tid.

Systemet skall vara modernt, lättanvänt och så skalbart att fler kommuner lätt kan gå in i samma system. I arbetet ingår också att forma enhetliga processer och rutiner.

 

Gå in på fliken ”Projekt” och se en samlad översikt över de nya kundprojekt vi startat upp efter sommaren!

Nya projekt som ger skalfördelar!

SOLTAK AB har en intensiv höst med viktiga driftsättningar av HR-/personal- och ekonomisystem för 4 kommuner. Systemen skall användas i 4 kommuner, vilket större krav än vanligt på IT-infrastruktur och datakommunikation.

Nu har vi också startat upp nästa omgång projekt – som för de samverkande kommunerna och SOLTAK AB ännu närmare varandra. Det nybildade räddningstjänstförbundet SBRF för Tjörn, Stenungsund och Lilla Edet kommer att köpa SOLTAK ABs hela tjämsteutbud – ekonomi-, löne- och IT-tjänster. En riktigt spännande utmaning, som ger SBRF tillgång till våra helt nya system.

Kungälvs kommun flyttar sin hantering av skoldatorer från externa aktörer till SOLTAK AB. Elever och pedagoger skall arbeta i den gemensamma IT-miljön hos SOLTAK AB.

Motorn i dessa projekt blir vår nya klientplattform vars former nu börjar skönjas. Med modern och skalbar teknik skall den tillgodose klientbehoven hos många typer av IT-användare. Den ny klienten, som blir baserad på Windows 10 Enterprise, kommer att användas av SBRF och skola Kungälv, men också av SOLTAK ABs egen personal i ett första steg.

I kommande steg skall övriga användare i kommunerna och dess bolag använda samma plattform.

Olof Ahlstrand ny driftsättningsgeneral!

Den 15 augusti börjar Olof Ahlstrand som driftsättningsgeneral på SOLTAK AB. Olof bor i Kungälv har lett utrullning av system, bl a inom Volvo IT och Renova.

Olof Ahlstrand

 

Olof som rapporterar till VD i sin nya roll, kommer att i nära samarbete med projektledare, leverantörer och teamchefer att forma den övergripande planen för driftsättningarna.Olof beskriver sig själv som generalist med lång erfarenhet av att leda komplexa verksamhetsprojekt med stort IT-innehåll.

 

 

 

 

 

 

Olof Ahlstrand, driftsättningsgeneral

Ilkka Tähtinen kommer att ta rollen som länken mellan Personec och Agresso och IT. Han blir projektens ”single point of contact” genetmot IT.

Christopher Falkenberg kommer i slufasen av Personec-projektet att ta över Peggys roll som projektledare när hon går på föräldraledighet. Han kommer också under del av sin tid att backa upp projekten i tekniska frågor i samarbete med Ilkka.

Sommarhälsning från Service Desk

Sommarhälsningar från Soltaks Service Desk

 

Under våren har Soltak arbetat hårt med att etablera en väg in för samtal till Service Desk. Först ut var Service Desk IT där vi gått från tre kommunspecifika IT supportfunktioner till en gemensam. I samband med sammanslagningen gick vi även från tre ärendehanteringssystem till ett gemensamt, under våren har också telefonväxel bytts ut. Det har medfört att vi numera kan flytta samtal och ärenden mellan våra supportgrupper.  Nu är det stora arbetet klart på IT och vi kan fokusera på att ge våra kundkommuner så bra IT support som möjligt.

Arbetet med att utveckla Service Desk kommer fortsätta under hösten och vi kommer bland annat göra förbättringar på Löne-supporten.

Under våren har också ett stort arbete genomförts mellan kommunerna och Soltak för att kartlägga hur vi gemensamt ska arbeta i Lön- och Ekonomi-flödena. Under oktober kommer också Stenungssund och Tjörn börja använda Personec. Service Desk Lön kan därefter fokusera på att ge support på bara ett huvudsystem.

Soltak kommer under hösten också att tillsammans med kommunerna arbeta med att standardisera, automatisera och digitalisera arbetet med löne- och ekonomi ärenden, vilket kommer ge en snabbare och mer effektiv hantering av ärenden.

I oktober har vi planerat att Service Desk Lön ska börja använda samma ärendesystem som IT. Lön kommer senare under hösten även börja använda den nya telefonväxeln vilket kommer ge ett nummer in även för Löne-ärenden. Den nya Service Portalen kommer också startas upp vilket kommer göra det enklare att följa pågående ärenden. Portalen gör det också möjligt att lägga ärenden och beställningar när som helst så att man inte är begränsad till kontorstid eller telefonsamtal. Ekonomi beräknas göra samma resa efter årsskiftet.

Höstens arbete kommer ge en mer effektiv hantering av ärenden samt en dynamisk åtkomst till support. Det kommer också gå att välja om man vill kontakta IT- eller Lönesupporten via telefon eller Service Portalen.

Soltak önskar er alla en trevlig och solig sommar och ser fram emot att påbörja utvecklingsarbetet igen i augusti. Under sommaren har vi lite lägre bemanning men kommer att ha öppet som vanligt!

 

Med soliga hälsningar!!

Soltaks Service Desk

Nya HR-/personalsystemet i drift!

 

visma2

Så äntligen – torsdag 28 april, kl 8.30 var det dags för officiell driftsättning av nya HR-/personalsystemet Personec för Kungälv och Lilla Edet. Efter ett intensivt förberedelse-arbete kände vi i början av veckan att vi har gjort allt vi rimligen kan göra för att få en smidig och kontrollerad driftsättning!

Vi kan konstatera att användarna kommit igång på ett bra sätt, systemet driftas i SOLTAK ABs nya gemensamma IT-miljö och har bra prestanda och kommunikationen med berörda har i huvudsak fungerat som avsett.

SOLTAK AB har haft många ögon på sig inför denna driftstart, som är den första stora systemlanseringen som görs i bolagets namn! Och nu har vi gjort det! Vi har gjort det riktigt bra dessutom och jag vill tacka er alla som på olika sätt bidragit till detta. SOLTAK AB levererar!

Gemensamma processer snart på plats!

I arbetet med att forma ett s k ”Shared Service Center” (gemensam service) ingår också att ta fram, dokumentera och förankra gemensamma arbetssätt, både internt inom SOLTAK AB inom kommunerna. Ju mer enhetligt vi kan arbeta, desto större möjligheter att spara tid och pengar.

Det är ett grannlaga arbete där chefer och medarbetare från kommunernas HR- och ekonomifunktioner och SOLTAK ABs medarbetare går igenom och fintrimmar processerna, för att kunna ”skaka hand” på att vi är överens om både processflödena och gränsdragningarna mellan kommunerna och SOLTAK AB.

Våra 4 samverkande kommuner och SOLTAK AB representerar gedigen erfarenhet av respektive funktionsområde och det finns en uttalad helhetssyn och ”ge och ta-anda” i arbete!

IMG_6220

Vecka 16: Ekonomerna begrundar och synar de gemensamma processerna.

 

Glada

Vecka 17: Processarbetet tar rejäla kliv framåt och ekonomerna ser nöjda ut! Här formas de framtida gemensamma arbetssätten.

» Read more

Ny personalhandbok på nätet!

Personalhandbok kan låta litet grått och trist! Men den måste finnas och fyller en central funktion i en verksamhet. Därför har SOLTAK AB tagit fram en snygg och lättillgänglig webb-baserad personalhandbok för alla anställda! För att uppmärksamma detta hade vi ett ”release party” där Bengt Gustafsson och Maria Siberg lanserade den på ett morgonmöte för hela SOLTAK AB-teamet.

IMG_6178

Maria Siberg berättar om SOLTAK ABs nya personalhandbok!

SOLTAK AB visar i sin personalhandbok att man lägger stort fokus på arbetsmiljö och det egna ansvaret för arbetsmiljön.

Tidigare under veckan fick ledningsgruppen en rejäl genomgång av vad arbetsmiljöansvaret innebär och hur man som ledare kan arbeta med detta.

IMG_6182

Och så litet morgonmingel
efter Marias presentation

 

 

Bolagsstämman fastställde årsredovisningen 2015

Fredag 18 mars hölls ordinarie bolagsstämma i SOLTAK AB. Även stämmoombuden från Öckerö, Ale och Orust hade hörsammat kallelsen. Stämman hölls i ett av de nya konferensrummen i SOLTAK ABs lokaler.

Bolaget omsatte ca 14 miljoner kr 2015 jämfört med ca 2,8 miljoner 2014. Gjorda investeringar under året uppgår till ca 13 miljoner, fördelade på utveckling av ny gemensam IT-miljö, samt upphandling och implementation av nya gemensamma ekonomi- och HR-/personalsystem.

Under året har bolaget också etablerat ett nytt kommunsammanbindande datanät, som ger högre driftssäkerhet, bättre prestanda och lägre internetkostnader för kommunerna. SOLTAK AB etablerade sig i sina lokaler på trollhättevägen i Kungälv i april 2015 och personal från de samverkande kommunerna samlokaliserades i olika etapper under året.

Bolagsstämma fastställde resultat- och balansräkningen för 2015.

1 2 3 4