Olof Ahlstrand ny driftsättningsgeneral!

Den 15 augusti börjar Olof Ahlstrand som driftsättningsgeneral på SOLTAK AB. Olof bor i Kungälv har lett utrullning av system, bl a inom Volvo IT och Renova.

Olof Ahlstrand

 

Olof som rapporterar till VD i sin nya roll, kommer att i nära samarbete med projektledare, leverantörer och teamchefer att forma den övergripande planen för driftsättningarna.Olof beskriver sig själv som generalist med lång erfarenhet av att leda komplexa verksamhetsprojekt med stort IT-innehåll.

 

 

 

 

 

 

Olof Ahlstrand, driftsättningsgeneral

Ilkka Tähtinen kommer att ta rollen som länken mellan Personec och Agresso och IT. Han blir projektens ”single point of contact” genetmot IT.

Christopher Falkenberg kommer i slufasen av Personec-projektet att ta över Peggys roll som projektledare när hon går på föräldraledighet. Han kommer också under del av sin tid att backa upp projekten i tekniska frågor i samarbete med Ilkka.

Sommarhälsning från Service Desk

Sommarhälsningar från Soltaks Service Desk

 

Under våren har Soltak arbetat hårt med att etablera en väg in för samtal till Service Desk. Först ut var Service Desk IT där vi gått från tre kommunspecifika IT supportfunktioner till en gemensam. I samband med sammanslagningen gick vi även från tre ärendehanteringssystem till ett gemensamt, under våren har också telefonväxel bytts ut. Det har medfört att vi numera kan flytta samtal och ärenden mellan våra supportgrupper.  Nu är det stora arbetet klart på IT och vi kan fokusera på att ge våra kundkommuner så bra IT support som möjligt.

Arbetet med att utveckla Service Desk kommer fortsätta under hösten och vi kommer bland annat göra förbättringar på Löne-supporten.

Under våren har också ett stort arbete genomförts mellan kommunerna och Soltak för att kartlägga hur vi gemensamt ska arbeta i Lön- och Ekonomi-flödena. Under oktober kommer också Stenungssund och Tjörn börja använda Personec. Service Desk Lön kan därefter fokusera på att ge support på bara ett huvudsystem.

Soltak kommer under hösten också att tillsammans med kommunerna arbeta med att standardisera, automatisera och digitalisera arbetet med löne- och ekonomi ärenden, vilket kommer ge en snabbare och mer effektiv hantering av ärenden.

I oktober har vi planerat att Service Desk Lön ska börja använda samma ärendesystem som IT. Lön kommer senare under hösten även börja använda den nya telefonväxeln vilket kommer ge ett nummer in även för Löne-ärenden. Den nya Service Portalen kommer också startas upp vilket kommer göra det enklare att följa pågående ärenden. Portalen gör det också möjligt att lägga ärenden och beställningar när som helst så att man inte är begränsad till kontorstid eller telefonsamtal. Ekonomi beräknas göra samma resa efter årsskiftet.

Höstens arbete kommer ge en mer effektiv hantering av ärenden samt en dynamisk åtkomst till support. Det kommer också gå att välja om man vill kontakta IT- eller Lönesupporten via telefon eller Service Portalen.

Soltak önskar er alla en trevlig och solig sommar och ser fram emot att påbörja utvecklingsarbetet igen i augusti. Under sommaren har vi lite lägre bemanning men kommer att ha öppet som vanligt!

 

Med soliga hälsningar!!

Soltaks Service Desk

Nya HR-/personalsystemet i drift!

 

visma2

Så äntligen – torsdag 28 april, kl 8.30 var det dags för officiell driftsättning av nya HR-/personalsystemet Personec för Kungälv och Lilla Edet. Efter ett intensivt förberedelse-arbete kände vi i början av veckan att vi har gjort allt vi rimligen kan göra för att få en smidig och kontrollerad driftsättning!

Vi kan konstatera att användarna kommit igång på ett bra sätt, systemet driftas i SOLTAK ABs nya gemensamma IT-miljö och har bra prestanda och kommunikationen med berörda har i huvudsak fungerat som avsett.

SOLTAK AB har haft många ögon på sig inför denna driftstart, som är den första stora systemlanseringen som görs i bolagets namn! Och nu har vi gjort det! Vi har gjort det riktigt bra dessutom och jag vill tacka er alla som på olika sätt bidragit till detta. SOLTAK AB levererar!

Gemensamma processer snart på plats!

I arbetet med att forma ett s k ”Shared Service Center” (gemensam service) ingår också att ta fram, dokumentera och förankra gemensamma arbetssätt, både internt inom SOLTAK AB inom kommunerna. Ju mer enhetligt vi kan arbeta, desto större möjligheter att spara tid och pengar.

Det är ett grannlaga arbete där chefer och medarbetare från kommunernas HR- och ekonomifunktioner och SOLTAK ABs medarbetare går igenom och fintrimmar processerna, för att kunna ”skaka hand” på att vi är överens om både processflödena och gränsdragningarna mellan kommunerna och SOLTAK AB.

Våra 4 samverkande kommuner och SOLTAK AB representerar gedigen erfarenhet av respektive funktionsområde och det finns en uttalad helhetssyn och ”ge och ta-anda” i arbete!

IMG_6220

Vecka 16: Ekonomerna begrundar och synar de gemensamma processerna.

 

Glada

Vecka 17: Processarbetet tar rejäla kliv framåt och ekonomerna ser nöjda ut! Här formas de framtida gemensamma arbetssätten.

» Read more

Ny personalhandbok på nätet!

Personalhandbok kan låta litet grått och trist! Men den måste finnas och fyller en central funktion i en verksamhet. Därför har SOLTAK AB tagit fram en snygg och lättillgänglig webb-baserad personalhandbok för alla anställda! För att uppmärksamma detta hade vi ett ”release party” där Bengt Gustafsson och Maria Siberg lanserade den på ett morgonmöte för hela SOLTAK AB-teamet.

IMG_6178

Maria Siberg berättar om SOLTAK ABs nya personalhandbok!

SOLTAK AB visar i sin personalhandbok att man lägger stort fokus på arbetsmiljö och det egna ansvaret för arbetsmiljön.

Tidigare under veckan fick ledningsgruppen en rejäl genomgång av vad arbetsmiljöansvaret innebär och hur man som ledare kan arbeta med detta.

IMG_6182

Och så litet morgonmingel
efter Marias presentation

 

 

Bolagsstämman fastställde årsredovisningen 2015

Fredag 18 mars hölls ordinarie bolagsstämma i SOLTAK AB. Även stämmoombuden från Öckerö, Ale och Orust hade hörsammat kallelsen. Stämman hölls i ett av de nya konferensrummen i SOLTAK ABs lokaler.

Bolaget omsatte ca 14 miljoner kr 2015 jämfört med ca 2,8 miljoner 2014. Gjorda investeringar under året uppgår till ca 13 miljoner, fördelade på utveckling av ny gemensam IT-miljö, samt upphandling och implementation av nya gemensamma ekonomi- och HR-/personalsystem.

Under året har bolaget också etablerat ett nytt kommunsammanbindande datanät, som ger högre driftssäkerhet, bättre prestanda och lägre internetkostnader för kommunerna. SOLTAK AB etablerade sig i sina lokaler på trollhättevägen i Kungälv i april 2015 och personal från de samverkande kommunerna samlokaliserades i olika etapper under året.

Bolagsstämma fastställde resultat- och balansräkningen för 2015.

Carolina går tillbaka till Tjörns kommun!

Carolina Färdig har sedan sommaren 2015 arbetat som teamledare för ekonomiteamet och projektledare för det gigantiska projektet ”implementation nytt ekonomisystem för fyra kommuner”. Hon har lett implementationsarbetet tillsammans med intern personal och extern personal i kommunerna, samt i ett nära samarbete med systemleverantörerna.

Carolina som carolinatidigare arbetat som utvecklingsledare på Tjörns kommun har nu valt att återvända till Tjörn och ett arbete som förvaltningsekonom.

Vi tackar Carolina för hennes stora insats och för hennes positiva och drivande sätt att arbeta på. Nu tar Bertil Ågren över stafettpinnen i ekonomiprojektet, samtidigt som vi utökar chefsuppdraget i ekonomiteamet med Maria Borrling!

Vi önskar Carolina lycka till i sin nya roll på Tjörn!

 

 

Carolina avtackas av
arbetskamraterna!

Maria Borrling t f chef löneteamet

I början av mars tillträdde Maria Borrling tjänsten som tillförordnad chef för ekonomiteamet. Hon efterträder Carolina Färdig temporärt i den rollen. Maria har haft en rad ledande roller i både privat och offentlig verksamhet och kommer närmast från en chefsroll hos vårdcentralen Wästerläkarna, som hon varit med om att strarta och där hon arbetat med ekonomi, personal, kommunikation mm.

Maria rapporterar som t f teamledare till VD och ingår i bolagets ledningsgrupp.

Vi hälsar Maria välkommen i sin nya roll!

Maria Öjerskog Borrling foto
Maria Borrling är t f chef för löneteamet

SOLTAK AB nu i drift med egen personal!

Pressmeddelande till Kungälvs-Posten och St-tidningen

 

SOLTAK AB nu i drift med egen personal!

SOLTAK AB ägs av 7 kommuner och samordnar nu ekonomi- och lönehantering samt IT-drift och support för flera av sina ägarkommuner. Vid årsskiftet gick personal från Stenungsunds, Lilla Edets, Tjörns och Kungälvs kommuner formellt över till bolaget som nu har ca 90 anställda på kontoret på Trollhättevägen i Kungälv. Bolaget administrerar nu bl a löner för ca 8 000 kommunanställda, hanterar arvoden och ersättningar för ett stort antal timanställda, förtroendevalda mm, samt bokför och betalar ca 10 000 leverantörsfakturor i månaden för de fyra samverkande kommunerna.

Under 2016 kommer nya gemensamma ekonomi- och personalsystem att tas i drift. Med ett system i stället för fyra förväntas betydande samordningsvinster på sikt, med lägre driftkostnaderna för varje kommun. Investeringarna i de nya systemen mer än halveras jämfört med om varje kommun skulle investerat i var sitt eget system!

Redan i oktober kopplade SOLTAK AB samman Kungälvs, Stenungsunds och Lilla Edets kommuner i ett gemensamt kraftfullt datanät. Genom att nätet binder samman kommunerna har de nu också fått en gemensam koppling till internet. Det är en stor skillnad mot tidigare då varje kommun hade var sin internetanslutning. Detta samordnade grepp ger inte bara kommunerna en lägre kostnad för internettrafiken än tidigare, de har dessutom fått en högre kapacitet och säkerhet, samtidigt som risken för driftsstopp minskats avsevärt.

SOLTAK AB samverkar över kommungränserna på nya sätt. Ett exempel på detta är att bolagets egen datamiljö satts upp i serverhallen i Stenungsunds kommun med en back-up funktion i Lilla Edets serverhall.

 

Läs intervjun med Peggy i Personal & Ledarskap!

SOLTAK AB är ett initiativ som många är nyfikna på! Bolagets ledning träffar olika kommunala nätverk och deltar i konferenser med inriktning på kommunal samverkan. Tidningen Personal & Ledarskap besökte Trollhättevägen och fick en intervju med Peggy Hamnström och Bengt Gustafsson. Temat var gemensam systemupphandling. Läs hela artikeln i oktobernumret!

PoL_10_2015_HR

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Peggy Hamnström berättar om utmaningarna med gemensam
systemupphandling!

 

1 2 3 4